Méthodologie

Par exemple, une version simple de notre solution logicielle est placée dans un des bureaux du cabinet. Au fur et à mesure, les pièces comptables clients réceptionnées au cabinet sont scannées et donc instantanément envoyées au centre de saisie. Le centre de saisie les traite et selon la fréquence établie entre les parties (une fois par mois, par semaine...), le centre de saisie exporte les dossiers saisis vers le logiciel du cabinet (Cegid, Sage, Coala, Inforce, Quadratus, Ccmx, Cador, etc…). Le cabinet peut alors à tout moment valider les saisies soit via son propre logiciel soit via notre solution logicielle.

Avantages

En optant pour cette solution, le cabinet d’expertise-comptable peut engager une relation de confiance avec le centre de saisie et le ou les collaborateurs qui lui sont affectés. A tout moment, le cabinet peut migrer dans une relation où le client est impliqué soit pour faciliter la communication de ses pièces comptables soit pour bénéficier des multiples fonctionnalités de notre solution progicielle.
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Méthodologie

Le mode opératoire est le même que dans le premier scénario à la différence que ce sont les clients qui numérisent leurs pièces. Le cabinet reçoit du client l'intégralité des documents et décide alors soit de les traiter en interne, soit de les envoyer pour traitement au centre de saisie. Reste au cabinet d'expertise-comptable d’engager une discussion avec le client pour l'inciter à numériser lui-même ses pièces comptables. Le cabinet peut ainsi jouer sur deux incitations très intéressantes auprès du client.

Incitation financière : Proposition d'une remise

Le cabinet peut avancer au client qu’en numérisant lui-même ses pièces, cela permet au cabinet d'optimiser la saisie de son dossier. Sans compter que le client a l'avantage de conserver les originaux de ses pièces comptables. L'intervention du client profite au cabinet en lui faisant gagner du temps. A ce titre, Le cabinet peut faire une remise sur la prestation comptable. 
Cette solution permet au cabinet d'avoir une marge de manœuvre pour se placer sur des dossiers moins rentables ou stratégiquement intéressants à récupérer.

Incitation fonctionnelle : Le client gagne de nouvelles fonctionnalités

La seconde approche consiste à proposer au client d'avoir un accès à sa comptabilité mise à jour régulièrement. Cette visibilité sur sa comptabilité est de fait, une plus-value extrêmement utile. En ayant accès à ses comptes, le client devient acteur des comptes de son entreprise.
La prestation de l’expert-comptable gagne en valeur ajoutée aux yeux du client.
C’est en cela qu’il est ensuite facile pour le cabinet d’inciter ses clients à numériser eux-mêmes l’intégralité de leurs pièces comptables. En effet, il n’y a pas d’autre moyen pour le client de pouvoir suivre sa comptabilité. Il leur faut scanner leurs pièces comptables au fur et à mesure où ils les reçoivent. En pratiquant eux-mêmes la saisie, les clients peuvent alors suivre leur comptabilité au rythme des mises à jour convenues.
Encore une fois, s'ils souhaitent en bénéficier, ceux-ci n'ont pas d'autre choix que de scanner leurs documents comptables. A défaut, s'ils ne veulent pas le faire mais néanmoins bénéficier de cette nouvelle prestation, ils pourront toujours solliciter le cabinet pour qu'il scanne pour eux les documents qu'ils continueront à lui adresser par courrier ou en mains propres. C'est une façon de payer le salarié du cabinet dédié à la numérisation.
En donnant une meilleure visibilité au client, nous avons constaté que les prestations des cabinets évoluaient. Une nouvelle source d’honoraires en découle très souvent.

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